プロジェクト計画書でメールの宛先ルールを定義して欲しい

この記事を読んで思い出したことがある。

お客様の偉い人が同じようなことを言っていたことを。
「私には年間xx通くらいのメールが届くが、そのうち目を通しているのは３割くらいだ」
これ聞いた時は、良くこんなことをＰＪ全体の場で言えたな。恥ずかしくないのかなと思った。

とってもたくさんメールが届くのは分かる。役職が上がれば増えるものだ。ＰＪのほとんどのメールがCCなりメーリングリストなりで届いているのだろう。しかし、それに目を通していないと言ってしまうのはどうだろうか。彼はＰＪを管理できる立場にあるので、メールを送る範囲を決定することができる。自分に届くメールのうち関係ないものを届かないようにして減らすようにする、ＰＪメンバ間で飛び交っているメールも不要なメールが届かないように送信範囲を定義するのが彼の仕事なのではないだろうか。単に関係するかもしれないからという点で、すべてのメールをＰＪ全メンバ（200人程度）が入ったメーリングリストに送付させるのはどうかと思う。いざという時に「お前にもメールが届いていただろ」なんて言われたら嫌だな以外の何物でもない。

そして、彼に対して契約に関するメールを送る立場の私としては、私のメールも見てくれないのではないかという不安ばかりが残された。それこそ元記事のように「メール送りました」って言いに行かねばならないのだろうか。期限の近いメールを送ることが多いため、当時はメール送るたびに不安でしかなかった。それに対して自分の上司はまだ良かった。メール冒頭のTO、CCで名前を書けば、TOは返事をする、CCは目を通すと宣言してくれたからだ。名前を書けば必ず目を通してくれる安心感は精神的な負担が無くて良い。

一方、私は自分に届いたメールすべてを読むし、それが適切な人に届いてアクションが起きているかまで見届けるし、期限が近づくと私からリマインドを送ったりする。多分こういうところが非効率なんだろうけれど、これが役立った経験が少なくないからこそ目を通すことをやめることができない。

良いコミュニケーションルールで、良いビジネスを。
私はＳＥＳで仕事しているが、メールのコミュニケーションコストを明示化するために、一通届くたびに3分のコストを請求したら、メールを減らす努力をしてくれるかな？なんて思った。いっそのこと時代に沿ったルールとして、PMBOKにてプロジェクト計画書でメールの宛先ルールも記載するように定義して欲しい。KPIにもメール量を何割減らすといった目標が掲げられるようになって欲しい。ペーパレスの次は、メールレスだ！